Tạo file Excel rất dễ dàng tuy nhiên bạn phải biết cách lưu file Excel để truy cập và sửa đổi về sau. Đồng thời nếu như muốn thao tác làm việc nhóm các bạn cũng cần biết cách chia sẻ file Excel của bản thân cho đồng đội đồng nghiệp. Nội dung bài bác học hôm nay chúng ta sẽ tò mò cách lưu trữ và chia sẻ bảng tính Excel các chúng ta nhé

1. Lưu lại bảng tính Excel với OneDrive

Nếu như những phiên bản Excel trở về trước người dùng chỉ hoàn toàn có thể lưu excel trên sản phẩm công nghệ tính toàn thể thì trường đoản cú Excel năm nhâm thìn trở đi người tiêu dùng có thêm tùy chọn lưu trữ bảng tính Excel lên hệ thống đám mây bằng phương pháp sử dụng OneDrive. Đồng thời người tiêu dùng cũng hoàn toàn có thể xuất ra và share bảng tính của chính mình với những người dân khác trực tiếp từ Excel nếu thực hiện OneDrive

Bất cứ bao giờ mở hoặc lưu một bảng tính vào Excel 2019, bạn sẽ có tùy chọn thực hiện OneDrive. Để tất cả tùy lựa chọn này bạn sẽ cần bắt buộc đăng nhập vào Office bằng tài khoản Microsoft. Nếu chưa đăng nhập hãy nhìn lên thanh trên cùng hành lang cửa số ứng dụng Excel có nút Sign in nhấp vào đó để đăng nhập thông tin tài khoản Microsoft. 

*

2. Save & Save As

Excel 2019 cung cấp hai phương pháp để lưu tệp tin sẽ là Save với Save As. Những tùy lựa chọn lưu này vận động theo các cách giống như với phiên bản cũ, chỉ tất cả một vài khác biệt quan trọng:

Save (Lưu): Khi tạo ra hoặc sửa đổi bảng tính, các bạn sẽ cần sử dụng lệnh Save để lưu biến hóa của mình. Để đề phòng mất dữ liệu các bạn sẽ cần thực hiện lệnh này một bí quyết thường xuyên. Khi lưu giữ tệp tin bằng Save bạn chỉ việc đặt tên tệp và lựa chọn vị trí lưu đầu tiên tiên. Sau đó, chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu nó với thuộc tên với vị trí. Bạn có thể dùng phím tắt Ctrl + S để bật nhân kiệt SaveSave As (Lưu thành): các bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo thành một bạn dạng sao của bảng tính trong khi vẫn giữ bạn dạng gốc. Khi sử dụng Save As, bạn sẽ cần để một tên không giống và/hoặc địa điểm khác cho phiên bạn dạng được sao chép. Phím tắt mang lại Save As là phím F12 

2.1 Save bảng tính Excel

Lưu bảng tính bằng lệnh Save rất đặc biệt đối với bảng tính của công ty bởi vậy bất cứ bao giờ bạn bước đầu dự án bắt đầu hoặc thực hiện thay đổi đối với kế hoạch hiện bao gồm hãy nhận Save. Hãy lưu giữ bảng tính của bạn một phương pháp thường xuyên bởi nó có thể phòng không để dữ liệu quá trình của các bạn bị mất. Bạn cũng cần được phải chú ý đến vị trí bạn lưu bảng tính để có thể dễ dàng được kiếm tìm thấy sau này.

Bạn đang xem: Cách lưu bảng tính trong excel

Lệnh Save thường mở ra góc trái trên cùng hành lang cửa số Excel, nó nằm trên thanh dụng cụ Quick Access Toolbar.
*
Nếu chúng ta lưu tệp tin excel này lần đầu tiên tiên, Save As sẽ xuất hiện trong chính sách Backstage view.
*
Sau đó, các bạn sẽ cần đề nghị chọn vị trí lưu tệp và đặt tên mang đến tệp đó. Để lưu lại bảng tính vào máy vi tính của bạn, chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse nhằm tìm chỗ lưu file, bên cạnh đó bạn cũng có thể nhấp vào OneDrive để lưu tệp vào OneDrive.
*
Hộp thoại Save As đang xuất hiện. Lựa chọn vị trí bạn muốn lưu bảng tính. Sau đó bạn nhập thương hiệu tệp (file name) cho bảng tính, và cuối cùng là nhấp vào Save (Lưu). Bảng tính sẽ tiến hành lưu lại, bạn có thể thường xuyên nhấp vào lệnh Save để lưu các chuyển đổi khi sửa đổi bảng tính và những lần nhấn trong tương lai sẽ không phải đặt thương hiệu lại cũng tương tự lựa chọn vị trí lưu tệp tin nữa. Ngoại trừ ra, bạn có thể truy cập cấp tốc vào lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S bên trên bàn phím.
*

2.2 thực hiện Save As để sản xuất bảng tính bản sao

Nếu bạn muốn tạo một bạn dạng sao của tệp tin excel hiện tại để chỉnh sửa trên này mà không rứa đổi bản gốc hãy tạo bạn dạng sao bằng phương pháp sử dụng Save As. Ví dụ: nếu như khách hàng có một tệp có tên Hàng Sale mon 1 bạn có nhu cầu lưu nó lại để gia công Hàng Sale mon 2 để có thể chỉnh sửa tệp bắt đầu và vẫn tham chiếu phiên bản gốc thì trên tệp sản phẩm Sale mon 1 hãy cần sử dụng Save As để lưu nó thành sản phẩm Sale tháng 2.

Để làm điều này, chúng ta nhấp vào lệnh Save As vào Backstage view. Hệt như khi lưu lại tệp lần đầu tiên, bạn cần chọn vị trí lưu tệp và đặt thương hiệu tệp mới.

*

2.3 Cách đổi khác vị trí lưu tệp tin Excel mặc định

Nếu ứng dụng Excel của chúng ta đã đăng nhập bằng tài khoản Microsoft thì địa chỉ lưu file Excel mặc định sẽ là OneDrive, nếu cảm thấy phiền toái hoặc khong yêu thích t khi mỗi lần lại clcik cần chọn Computer, bạn cũng có thể thay đổi vị trí lưu mặc định này để dễ dàng bề quản lý file trong sản phẩm . Các bước làm như sau:

Truy cập vào Backstage view bằng phương pháp nhấn vào tab File
*
 Nhấp vào Options (Tùy chọn).
*
Hộp thoại Options của Excel đã xuất hiện. Chọn Save => tích lựa chọn hộp ở bên cạnh Save to lớn Computer by default (Lưu vào máy vi tính theo mặc định), tiếp đến nhấp vào OK. Từ bây giờ vị trí lưu giữ mặc định sẽ được thay đổi. Bạn cũng có thể chỉ định rõ địa chỉ lưu trên đồ vật tính bằng cách thay thay đổi Default local file localtion
*

3. Kĩ năng AutoRecover

Microsoft cung ứng cho Excel một công dụng khá hay cứu giúp cánh cho người đoảng xuất xắc quên đó là Excel auto lưu các bảng tính của bạn vào một thư mục trong thời điểm tạm thời trong khi chúng ta làm vấn đề trên chúng. Nếu chẳng may bạn quên lưu giữ những đổi khác của bản thân hoặc nếu Excel gặp mặt sự cố, bạn cũng có thể khôi phục tệp bởi AutoRecover vào Excel.

3.1 Sử dụng khả năng AutoRecover:

Mở Excel còn chưa kịp lưu tốt bị hỏng của bạn lên. Giả dụ phiên phiên bản được lưu tự động của tệp được tra cứu thấy, form Document Recovery sẽ mở ra ngay mặt trái khu vực bảng tính
*
Muốn phục hồi bảng tính dựa vào tính năng tự động hóa lưu này hãy bấm vào tập file nằm được liệt kê vào Document Recovery. Bảng tính của các bạn sẽ được khôi phục
*

Theo mang định, Excel tự động lưu 10 phút một lần vì vậy nếu như bạn đang làm việc với bảng tính thấp hơn 10 phút sẽ không tồn tại phiên bản Excel auto nào được lưu. Nếu như không nhìn thấy tệp tin chúng ta cần, hãy chuyên chú qua tất cả các tệp đã lưu auto từ Backstage view của bạn. Chỉ cần chọn tab File => Info => Manage Versions, tiếp đến chọn Recover Unsaved Workbooks.

*

4. Export bảng tính Excel năm nhâm thìn sang các định dạng khác nhau

Theo mặc định, bảng tính Excel được lưu bên dưới dạng tệp gồm đuôi mở rộng .xlsx. Tuy nhiên, nhiều khi bạn cần áp dụng một một số loại tệp khác, chẳng hạn như file PDF hoặc Excel 97-2003 chẳng hạn. Microsoft cũng cung cấp cho tất cả những người dùng tính năng xuất Excel lịch sự nhiều loại tệp không giống nhau.

4.1 Export một bảng tính dưới dạng tệp PDF:

Đây là cách xuất bảng tính bên dưới dạng tài liệu Adobe Acrobat, thường được biết đến dưới dạng tệp tin PDF, phương pháp này quan trọng đặc biệt hữu ích nếu như bạn đang chia sẻ bảng tính của bản thân mình với bạn không setup ứng dụng Excel. Đồng thời đây cũng là giải pháp bảo vệ bạn dạng quyền của công ty khi tệp tin PDF được cho phép người cần sử dụng xem tuy thế rất khó chỉnh sửa nội dung của bảng tính

Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view.
*
Nhấp vào Export (Xuất), tiếp nối chọn Create PDF/XPS.
*
Hộp thoại Save As (Lưu dưới dạng) sẽ xuất hiện. Tại đây các bạn chọn vị trí mong mỏi xuất bảng tính, đánh tên tệp, kế tiếp nhấp vào Publish (Xuất bản) file PDF
*
Theo mang định, Excel vẫn chỉ xuất bảng tính (Sheet) đang vận động active worksheet.. Trường hợp bạn có khá nhiều bảng tính và muốn lưu tất cả chúng trong và một tệp PDF, hãy nhấp vào Options  trong hành lang cửa số tùy chọn trong hộp thoại Save As. Hộp thoại Options sẽ xuất hiện. Lựa chọn Entire workbook (toàn bộ bảng tính), sau đó nhấn OK.
*

Việc xuất bảng tính bên dưới dạng PDF tương tự như in một bảng  tính vậy chúng ta cũng cần lưu ý đến dữ liệu trang tính sẽ lộ diện trên từng trang PDF

4.2 Export một bảng tính sang các loại tệp khác:

Khi muốn chia sẻ file Excel của mình cho tất cả những người sử dụng phiên phiên bản cũ của Excel như Excel 97-2003 chúng ta cần Export bảng tính của mình sang những loại tệp khác ví như bảng tính Excel 97-2003 hoặc tệp .CSV nếu yêu cầu một phiên bản văn bạn dạng thuần túy của bảng tính.

Nhấp vào File để truy vấn vào Backstage view
*
Chọn tiếp Export, tiếp nối chọn Change file Type
*
Chọn một một số loại tệp thịnh hành trong danh sách tiếp đến nhấp vào Save As
*
Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Lựa chọn vị trí bạn có nhu cầu xuất bảng tính, nhập tên tệp, kế tiếp nhấp vào Save
*
Bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng trình 1-1 thả xuống Save as type: trong hộp thoại Save Asđể lưu những bảng tính trong vô số nhiều loại file.
*

5. Mô tả bảng tính Excel 2016

Trước kia nếu muốn chia sẻ tệp tin Excel với người nào đó họ hay sử dụng e-mail để đính kèm. Mặc dù cách này cũng khá thuận tiện mặc dù vậy nó tạo ra vô số phiên bản của cùng 1 tếp tạo nhầm lẫn nặng nề sắp xếp. Kể từ Excel năm 2016 trở đi người tiêu dùng có 1 cách dễ dàng để chia sẻ và hiệp tác trên các bảng tính hơn khi sử dụng OneDrive. 

Khi chia sẻ một bảng tính từ bỏ Excel bên trên OneDrive nhiều người đang thực sự được cho phép người khác truy vấn vào đúng đắn cùng một tệp tin của mình. Điều này chất nhận được bạn và những người mà bạn chia sẻ cùng chỉnh sửa cùng một bảng tính mà không đề xuất theo dõi các phiên bản.

Để chia sẻ một bảng tính trước tiên nó buộc phải được lưu giữ vào OneDrive của bạn.

5.1 share một bảng tính:

Nhấp vào tab File để truy cập vào Backstage view, kế tiếp nhấp Share.
*
Cửa sổ chia sẻ sẽ xuất hiện. Nếu như khách hàng chưa chấm dứt bảng tính, các bạn sẽ được nói lưu tài liệu của bản thân vào OneDrive. Click vào Save khổng lồ Cloud
*
Tiến hành lưu file lên OneDrive. Kế tiếp điều hướng quay trở lại cửa sổ share (File =>Share)Trên hành lang cửa số Share, trường hợp tài liệu của chúng ta được lưu lại vào OneDrive, hãy nhấp vào nút Share with People (Chia sẻ với mọi người).
*
Excel sẽ trở lại cơ chế xem thông thường và 1 hành lang cửa số Share đang được xuất hiện thêm ở phía bên bắt buộc giao diện Excel. Tại đây, chúng ta có thể mời hầu như người share tài liệu của bạn, xem danh sách những người dân có quyền truy cập vào tài liệu cùng đặt coi họ rất có thể chỉnh sửa tốt chỉ xem tài liệu.

Xem thêm: Mua Bộ Đĩa Học Tiếng Anh Effortless English Full Free, Bảng Giá Học Phí Khóa Học Và Giáo Trình

*

Bài tập về nhà!

Tạo 1 tệp tin Excel của bạnTạo bản sao của bảng tính viết tên là học ExcelXuất file Excel thành tệp tin Học.pdfLưu tệp tin lên OneDive của bạnChia sẻ tệp tin Học Excel

Đây là bài sau cùng trong phần học giới thiệu cơ bản về Excel, bài bác hướng dẫn cách tàng trữ và chia sẻ bảng tính Excel này cũng tương đối quan trọng, ví như thường xuyên làm việc với Excel chúng ta cần gắng rõ nội dung bài viết này để không bị sức lực lao động khi thao tác làm việc với tệp tin Excel. Hứa hẹn gặp các bạn trong phần tiếp theo làm việc với ô với bảng tính.