Mail Merge là một tính năng của Microsoft Word giúp bạn hợp lý hóa việc tạo thư, nhãn, phong bì, email và thư mục được cá nhân hóa.Vì Mail Merge không nằm trong số các tính năng MS Word được sử dụng phổ biến nhất, một số người dùng có thể không biết cách phối thư trong Word để tạo thư, nhãn và phong bì.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng mail merge


Nếu bạn đang cố gắng tiết kiệm thời gian vào việc cá nhân hóa từng chữ cái, nhãn hoặc các tài liệu khác theo cách thủ công, thì phối thư có thể hữu ích.Ngay cả khi bạn chưa bao giờ cố gắng thực hiện trộn thư, quy trình này khá đơn giản và chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước bên dưới.

*

Cách tạo Mail Merge (trộn thư)

Microsoft Word có một trình hướng dẫn hướng dẫn bạncách tạo Mail Merge. Trình hướng dẫn sẽ hỏi thư bạn muốn sử dụng và những người nhận thư, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đã có sẵn danh sách người nhận để chèn.Nếu không, không có vấn đề gì, bạn luôn có thể thêm danh sách người nhận theo cách thủ công.

Mở tài liệu Word và nhập tin nhắn.Bỏ qua các yếu tố được cá nhân hóa (ví dụ: tiêu đề, tên, thành phố,…).Hiện tại, bạn chỉ có thể để lại một khoảng trống cho nơi bạn muốn chèn các phần tử này, như sau:
*
Khi mẫu đã sẵn sàng, chọnMailings>Start Mail Merge>Step-by-Step Mail Merge Wizardtừ đỉnh ribbon.
*
Một ngăn mới sẽ xuất hiện dọc theo đường viền bên phải của cửa sổ MS Word.Đây là trình hướng dẫn sẽ hướng dẫn bạn qua quá trình này.Bước đầu tiên, bạn cần chọn loại tài liệu mà bạn đang làm việc.ChọnLettersvà chọnNext: Starting document.
*
Bạn sẽ cần chọn tài liệu bạn muốn sử dụng để phối thư trong lần tiếp theo.Nếu bạn đã nhập một số nội dung cho bức thư của mình, hãy chọnUse the current document.Nếu bạn muốn sử dụng mẫu sẵn sàng sử dụng, hãy chọnStart from a template. Khi bạn đã chọn một tài liệu bắt đầu, hãy nhấp vàoSelect recipients.
*
Bước tiếp theo là chọn người nhận.Giả sử bạn có một trang tính Excel được điền dữ liệu người nhận, bạn có thể nhập dữ liệu bằng cách chọn tùy chọnUse an existing filevà chọnBrowsetừ phần tiếp theo.

Điều hướng đến trang tính chứa danh sách người nhận bằng trình khám phá, chọn trang tính và chọnOpen.


*

Khi bạn chọn trang tính, bạn sẽ thấycửa sổSelect Table.Chọn các bảng có liên quan.Đảm bảo chọn hộp bên cạnh văn bảnFirst row of data contains column headersnếu điều đó đúng với dữ liệu và chọnOK.

*

Tiếp theo, bạn sẽ thấy danh sách những người nhận mà Word sẽ sử dụng trong quá trình hợp nhất.Nếu mọi thứ đều ổn, hãy chọnOK.

Khi bạn đã thêm trang tính Excel, hãy chọnNext: Write your letter.


*

*
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thêm trình giữ chỗ vào thư của mình.Đưa con trỏ đến nơi bạn muốn thêm trình giữ chỗ và chọnMore itemstừ ngăn phối thư.
*

Hộp thoạiInsert Merge Fieldsẽ mở ra từ nơi bạn có thể chọn giữ chỗ có liên quan và chọnInsertđể thêm nó vào thư.

*
Khi bạn đã chèn tất cả các trường hợp nhất, hãy chọnNext: Preview your letters.
*

Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước của tất cả các thư được tạo bằng phối thư.Bạn có thể sử dụng các nút mũi tên trong ngăn phối thư để chuyển đổi chế độ xem trước của các chữ cái.


*

ChọnNext: Complete the merge.Trong bước tiếp theo, chọnPrint(nếu bạn muốn in tất cả các chữ cái) hoặcEdit individual letters>All(nếu bạn định hợp nhất các chữ cái thành một tài liệu duy nhất).

Cách tạo nhãn kết hợp thư

Luôn luôn là một ý tưởng hay để biên soạn danh sách gửi thư một cách ngăn nắp trong một trang tính Excel để bạn không cảm thấy chóng mặt khi cần chi tiết gửi thư của ai đó.Tuy nhiên, nếu bạn muốn in nhãn, quá trình biên dịch trang tính Excel sẽ không cắt nó.Thay vào đó, bạn sẽ cầntạo nhãn phối thưtrên MS Word.

Nếu bạn đã có một trang tính Excel với các chi tiết gửi thư, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.Nếu không, hãy tổ chức danh sách gửi thư trên một trang tính Excel.Thêm một số tiêu đề (tên, họ, địa chỉ,…) và sắp xếp danh sách.Chuyển sang MS Word.Sử dụng trình hướng dẫn để tạo nhãn.Mở một tài liệu trống và chọnMailings>Select Mail Merge>Step-by-Step Mail Merge Wizard.ChọnLabelsrồi chọnNext: Starting document.Trên màn hình tiếp theo, chọnChange document layout. Tiếp theo, chọn tùy chọnLabel optionsđể đặt số sản phẩm và nhãn hiệu.

Sau khi chọnOK, bạn sẽ thấy các nhãn được phác thảo trên tài liệu của mình.Nếu không, hãy đi tớiTable Design>Bordersvà chọnView Gridlines.

Quay lạitabMailingstrong MS Word và chọnSelect Recipients>Use an Existing List.

Điều hướng đến file Excel chứa danh sách thư.Chọn file và chọnOpen.

Bạn sẽ thấycửa sổSelect Table. Nếu bạn có nhiều trang tính trong sổ làm việc của mình, bạn sẽ thấy nhiều hơn một mục ở đây.Chọn một trong những có chứa danh sách gửi thư.Chọn hộp bên cạnh văn bảnFirst row of data contains column headersvà chọnOK.MS Word nhập danh sách gửi thư.ChọnAddress Block.Nhìn vào bản xem trước ở bên phải.

Nếu nó không giống như bạn muốn, hãy chọnMatch Fields.Đảm bảo rằng tất cả các chi tiết tương ứng với một tiêu đề thích hợp từ trang tính và chọnOK.

Nhìn lại bản xem trước.Nếu có vẻ ổn, hãy chọnOK.


Bây giờ bạn sẽ thấy>trong nhãn.Đi tớiMailings>Update Labelsđể thêm>vào tất cả các nhãn.Các nhãn hiện đã sẵn sàng để được hợp nhất.Đi tớiMailings>Finish & Merge>Edit Individual Documents.

Bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ hiện lên.ChọnAllvà sau đó chọnOK.


*

Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các nhãn của mình đã được hợp nhất.

Cách tạo phong bì kết hợp thư

Tạo phong bì trộn thư hầu hết giống với cách tạo nhãn, nhưng với một vài chỉnh sửa.Một lần nữa, nhấp vàoMailings>Start Mail Merge>Step-by-Step Mail Merge Wizard, nhưng lần này, chọnEnvelopesvà sau đó chọnNext: Starting documenttừ dưới cùng.

Bạn sẽ được yêu cầu chọn một tài liệu bắt đầu.ChọnEnvelope optionsđể chọn kích thước phong bì và vị trí của địa chỉ gửi hay trả (tham khảo bước tiếp theo), và chọnNext: Select recipients.Khi bạn chọnEnvelope options, bạn sẽ thấy một cửa sổ nhỏ bật lên.Chọn kích thước phong bì ưa thích và chọn phông chữ hay vị trí cho địa chỉ nhận và trả lại.Bước tiếp theo trong trình hướng dẫn là chọn người nhận.ChọnUse an existing list(giả sử bạn đã có trang tính Excel chứa dữ liệu người nhận) và chọnBrowseđể tìm file.Chọn file có liên quan và nhấp vàoNext: Arrange your envelope.Trên màn hình tiếp theo, chọnAddress block, xem bản xem trước để đảm bảo nó giống như bạn muốn và chọnOK.

Bây giờ bạn sẽ thấy>xuất hiện trên phong bì.

ChọnNext: Preview your envelopes.Bạn sẽ thấy bản xem trước giống như bạn đã thấy ở bước trước nhưng trên tài liệu.Bạn có thể sử dụng các nút mũi tên trong ngăn trình hướng dẫn để chuyển đổi giữa các phong bì.

Phong bì hiện đã sẵn sàng để được hợp nhất.ChọnNext: Complete the merge.

Trên màn hình sau, bạn sẽ thấy một tùy chọn đểEdit individual envelopes.Chọn nó, chọnAllđể hợp nhất tất cả các bản ghi và chọnOK.

Bây giờ bạn sẽ thấy tất cả các phong bì được hợp nhất thành một tài liệu.


Tóm lại

Sử dụng mail merge có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian mà nếu không bạn sẽ dành để tùy chỉnh thư, nhãn hoặc phong bì của mình.Tuy nhiên, đó không phải là tất cả những gì bạn có thể làm với MS Word.Bạn cũng có thể tạothiệp chúc mừng,tập sách nhỏvàthẻ chỉ mục.

Xem thêm: Top 10 Đồng Hồ Bấm Giờ Học Tập Online, Đồng Hồ Bấm Giờ Trực Tuyến

Mail merge đã xuất hiện được một thời gian, nhưng nếu bạn đang muốn làm cho các quy trình của mình hiệu quả,Microsoft Office 2019 đã giới thiệu một số tính năng gọn gàngmà bạn có thể muốn xem xét.